职场心理 |
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年终总结黄金秘笈 年关将近，又到了铺天盖地写总结的时候，为济世救人，造福社会，笔者特将访遍名师学来的年终总结秘笈奉献出来，希望能给各位同仁以启迪。 要点一：篇幅要够长休 闲 居 编 辑 辛辛苦苦干了一年，业绩如何，关键就看这“总结”的分量。如有字数限制还好，可以照“封顶值”去写。如果没有字数限制可就有点麻烦了，不能笔走千言，谈何百战百胜？这时要留心打听一下其他同级单位的篇幅有多长，如此有了参照物，才可“弹无虚发”。否则闷头傻写了半天，洋洋洒洒15页，殊不知人家写了20页，在气势上立马就矮了一截，岂不是前功尽弃？切记第一印象尤为重要，这是个态度问题，试想领导手中拿着两份总结，一份厚如巨著，一份轻如鸿毛，会是什么感觉。 要想做到篇幅长，除了下苦工夫狠写一通外，还有一个捷径可走??“字大行稀”。即把字号定位在“三号”以上，尽量拉大行间距，但不可太过，否则会给人一种“注水肉”的感觉。 要点二：套话不可少 如开头必是“时光荏苒，2004年很快就要过去了，回首过去的一年，内心不禁感慨万千……”结尾必是“新的一年意味着新的起点新的机遇新的挑战”、“决心再接再厉，更上一层楼”或是“一定努力打开一个工作新局面”。 中间赘述政绩的段落中，不时要有“收到了很好的效果”、“受到了领导职工的好评和欢迎”、“迈上了一个新高度”、“又上了一个新台阶”等肯定性话语…… 所谓“总结”，不仅要总结优点，还要总结缺点，否则就会给人一种华而不实的感觉。人无完人，因此缺点不可不提，但只可轻描淡写一带而过。较为恰当的成绩缺点篇幅比例是10∶1，否则把自己批驳得一无是处，还能在这个“位子”上坐着吗？即使反省自己，也不可太切中要害，不疼不痒的问题可以适当多写几条，这样还显得态度谦虚。 要点三：数据要直观 如今是数字时代，连电视机都在数字化，领导更是数字的信徒，总结中若无数字，岂不是显得华而不实？故数据是多多益善，如“业务增长率”、“顾客投诉减少率”、“接待了多少来访者”、“节约了多少开支”、“义务加班多少次”、“平均每天接电话多少个”、“平均每年有多少天在外出差”、“累计写材料多少页”等等。 但切记“数字是枯燥的”，如果把一片密密麻麻的数字写在总结上，估计领导看到一半就晕了。为了领导健康，应该把数据做成折线图、饼形图、条形图等种种直观、可视的图表，利用ＥＸＣＥＬ中的“图表向导”即可实现，掌握这个功能只需十分钟时间。 这样做的好处有三：第一，成绩一目了然，看着那高高耸立的圆柱、一啸冲天的曲线，相信自己也感到非常得意；第二，对比强烈，做图时拉一些对自己有利的历史数据、平均数据、行业数据为来垫背，红花还得绿叶扶嘛！第三，纸面上，一个图表至少相当于千把字，你还用为字数太少而发愁吗？ 要点四：用好序列号 “本总结分为两大部分，每部分有五个要点，每个要点下有10个项目，每个项目下有五个案例……”总之从大写汉字到26个英文字母、大括号、小括号，能用的全用上，不怕复杂，就怕不系统。在这里需要提醒的是，这项工作一定要亲自抓，千万不要盲目相信电脑。 序列号的最大好处是可以一句话拆成好几句说，还能几个字或半句当一句，在纸面上大量留白，拉长篇幅的同时，使总结显得很有条理。需要注意的是，一定要层层排序，严格按照隶属关系，不要给领导留下思路不清晰的印象。（黄金兰） |